Primeros pasos tras un fallecimiento: Guía cronológica de trámites

Lo primero de todo: lo siento.

Si has llegado a esta guía buscando «qué hacer tras un fallecimiento», es porque probablemente acabas de perder a alguien importante. Sé que ahora mismo tu cabeza está en otro sitio, que sientes un vacío enorme y que lo último que te apetece es pensar en papeles, certificados y plazos.

Como abogado experto en herencias, he visto a cientos de familias sentarse en mi despacho con esa misma mirada de agotamiento. El sistema no perdona el duelo; la burocracia empieza a rodar desde el minuto uno. Pero no te preocupes, para eso he escrito esta guía.

No quiero abrumarte con leyes incomprensibles. He diseñado este artículo como una Hoja de Ruta Cronológica. Vamos a ir paso a paso, desde las primeras 24 horas hasta los 6 meses, explicándote qué es urgente, qué puede esperar y, sobre todo, dónde suelen meter la pata las familias por culpa de las prisas.

Respira hondo. Vamos a poner orden en el caos.

FASE 1: El Shock Inmediato (Las primeras 24-48 horas)

En estos primeros momentos, la urgencia no es legal, es física y sanitaria. Tu objetivo aquí es solo uno: gestionar la despedida del cuerpo de forma legal.

1. El Certificado Médico de Defunción (El papel del médico)

Aquí surge la primera confusión habitual. La gente llama «Certificado de Defunción» a todo. Pero hay dos papeles distintos. El primero es el Certificado Médico de Defunción.

• ¿Qué es? Es el documento oficial que firma un médico acreditando que la persona ha fallecido, la hora y la causa.
• ¿Quién lo hace?
  • Si fallece en el hospital: El propio médico del centro te lo dará (o lo enviará a administración).
  • Si fallece en casa: Tienes que llamar al 112 o a tu centro de salud si es horario laboral. El médico acudirá, certificará la muerte y te dará el papel.
  • Si es muerte judicial (accidente o violencia): Aquí no hay certificado médico inmediato. El juez ordena el levantamiento del cadáver y la autopsia. Los trámites se paralizan hasta que el juez dé permiso.

2. Contactar con la Funeraria (¿Tenía seguro?)

Con el papel del médico en la mano, llama a la funeraria. Pero ¡ojo! Antes de llamar a la primera que veas en Google:

• Busca la póliza de seguros: ¿El fallecido tenía seguro de decesos (el famoso «seguro de los muertos» de Ocaso, Santa Lucía, Mapfre…)? En España es muy común. Si lo tenía, llama directamente a la aseguradora. Ellos se encargan de todo: poner la funeraria, el coche, el tanatorio… Ya está pagado.
• Si NO tenía seguro: Entonces tú eliges la funeraria y tú pagas. Pide presupuesto previo, porque los precios varían muchísimo.

El «Timo» de la mejora del ataúd: Un consejo de abogado de trinchera. En la funeraria, en tu momento más bajo, te ofrecerán «mejorar el ataúd» o «poner más flores» por un suplemento. Si hay seguro, a veces intentan que pagues un extra aparte. Revisa bien qué cubre tu póliza. No firmes nada que implique pagar más sin consultarlo con la familia.

3. Inscripción en el Registro Civil (El papel «de verdad»)

La funeraria suele hacer esto por ti, pero debes saber qué está pasando. Antes de las 24 horas siguientes al fallecimiento, hay que ir al Registro Civil del lugar donde ocurrió la muerte para inscribirla.

Para hacer esto se entrega:

1. El Certificado Médico de Defunción.
2. El DNI del fallecido.
3. El impreso de solicitud (hoja amarilla normalmente).

Cuando el Registro Civil inscribe la muerte, expide el documento más importante de todos: el Certificado Literal de Defunción (o Partida de Defunción).

IMPORTANTE: Pide muchas copias. Dile a la funeraria que te consiga al menos 10 copias literales originales del Certificado de Defunción. ¿Por qué tantas? Porque te van a pedir un original en cada sitio: uno para el banco, uno para el seguro de vida, uno para la pensión de viudedad, uno para el Notario, uno para el Registro de la Propiedad… Si pides pocas ahora, luego te tocará ir a ti al Registro Civil a hacer cola para pedir más.

4. La Licencia de Enterramiento

Una vez inscrito en el Registro Civil, te dan la Licencia de Enterramiento o Incineración. Sin este papel, es ilegal enterrar o incinerar a nadie. Por eso es vital hacer la inscripción rápido (normalmente en las primeras 24-48h).

FASE 2: La Calma Tensa (Del día 3 al día 15)

Ya ha pasado el funeral. Las flores se han marchitado y los familiares lejanos se han vuelto a sus casas. Ahora empieza el «papeleo real». Aquí mi consejo es: PARA. No corras. Hay un trámite vital que NO se puede hacer hasta que pasen 15 días hábiles. Si vas al Notario el día 5, te mandará a casa.

5. El Certificado de Actos de Última Voluntad (La llave maestra)

Este es el documento que nos dice si había testamento o no. Sin él, no se mueve ni un alfiler en la herencia.

• ¿Cuándo se pide? Tienen que pasar 15 días hábiles (sin contar sábados, domingos ni festivos) desde el fallecimiento.
• ¿Por qué esperar? Porque los notarios envían la información a Madrid semanalmente. El sistema necesita ese margen para actualizarse y asegurar que no aparezca un testamento de última hora que no estaba registrado.
• ¿Dónde se pide? En el Ministerio de Justicia (Gerencias Territoriales) o a través de su Sede Electrónica si tienes certificado digital.
• ¿Qué necesitas? Un Certificado Literal de Defunción (¡usa una de las copias que pediste!) y pagar la tasa (modelo 790), que son menos de 4 euros.

El resultado de este certificado puede ser:

• POSITIVO: Pondrá «El fallecido otorgó testamento ante el Notario Don X, en fecha Y». ¡Bien! Ya sabemos a dónde ir.
• NEGATIVO: Pondrá «Sin testamento». Entonces nos toca hacer la Declaración de Herederos (trámite notarial extra).

6. El Certificado de Seguros con Cobertura de Fallecimiento

Ya que estás pidiendo las Últimas Voluntades, en el mismo impreso (Modelo 790) marca la casilla de Seguros de Vida. Muchísima gente tiene seguros de vida que NO sabe que tiene (asociados a la tarjeta de crédito, al seguro del coche, o seguros antiguos del trabajo). El Ministerio te dirá si el fallecido tenía alguna póliza vigente. He visto familias recuperar 30.000 o 50.000 euros de seguros que ni sabían que existían gracias a este trámite.

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FASE 3: La Batalla Financiera y Administrativa (Mes 1 en adelante) Con las Últimas Voluntades en la mano, ya sabemos quiénes son los herederos. Ahora toca «tomar el control» del patrimonio y de las ayudas.

7. Seguridad Social: Pensiones y Auxilios

No dejes pasar mucho tiempo para esto, porque los efectos económicos a veces no son retroactivos más allá de 3 meses. Debes pedir cita en el CAISS (Seguridad Social) para tramitar:

• Pensión de Viudedad: Si estabas casado/a o eras pareja de hecho registrada.
• Pensión de Orfandad: Para hijos menores de 21 años (o 25 si estudian y no tienen ingresos) o discapacitados.
• Auxilio por Defunción: Es una pequeña ayuda (unos 46 euros) para gastos de sepelio. Es poco, pero es tuyo.
• Dar de baja al fallecido: Importante para que no sigan pagándole la pensión si la cobraba. Si la Seguridad Social paga meses de más por error, luego te los reclamará de golpe y es un susto desagradable.

8. Los Bancos: Cuidado con las Comisiones (Alerta OCU)

Aquí entramos en terreno pantanoso. Cuando notificas al banco el fallecimiento, pasan dos cosas:

1. Bloqueo de cuentas: El banco bloquea la parte del dinero correspondiente al fallecido (normalmente el 50% si había dos titulares).
2. Solicitud de documentación: Te pedirán de todo (Testamento, defunción, liquidación de impuestos…) para soltar el dinero.

¡ALERTA DE ABOGADO! Muchos bancos intentan cobrarte una comisión de 80€, 100€ o más por «Gestión de Testamentaría» o «Certificado de Saldos». La OCU y el Banco de España han dicho por activa y por pasiva que cobrar por emitir el certificado de saldo es ILEGAL. El banco tiene obligación de decirte cuánto dinero había a fecha de fallecimiento gratis. Si te quieren cobrar, reclama. No firmes el «encargo de tramitación de testamentaría» si no quieres que ellos te hagan el papeleo (y te lo cobren). Tú puedes llevarles los papeles ya hechos.

¿Cómo pago el entierro si las cuentas están bloqueadas? Excepción importante: Aunque la cuenta esté bloqueada, el banco SÍ debe autorizar sacar dinero para pagar los gastos de sepelio y funeral, siempre que lleves la factura original de la funeraria. No necesitas esperar a heredar para pagar el entierro con el dinero del difunto.

9. Suministros y Vivienda (Luz, agua, alquiler)

No tengas prisa en cortar la luz si la casa va a estar vacía un tiempo, pero cambia el titular.

• Suministros: Cambia la titularidad a nombre de un heredero. Si das de baja la luz y luego quieres vender el piso, darla de alta de nuevo cuesta un dineral (boletines nuevos, etc.). Mejor hacer un cambio de nombre.
• Alquileres: Si el fallecido vivía de alquiler, los familiares pueden tener derecho a subrogarse en el contrato, pero ¡ojo!, hay plazos muy cortos (a veces 3 meses) para notificar al casero. Si no avisas, pierdes el derecho.

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FASE 4: El Plazo Fiscal (Hasta 6 meses)

Esta es la «fecha límite» que debes tener grabada a fuego en el calendario: 6 meses desde el fallecimiento.

10. Impuesto de Sucesiones y Plusvalía Municipal

Antes de cumplir los 6 meses, debes liquidar (pagar o declarar que no sale a pagar) los impuestos:

1. Impuesto de Sucesiones: Se paga en la Comunidad Autónoma donde vivía el fallecido.
2. Plusvalía Municipal: Si ha dejado inmuebles urbanos (pisos, garajes), se paga al Ayuntamiento donde esté el inmueble.

¿Y si no me da tiempo? La Prórroga. Si ves que la herencia es complicada y llegas al 5º mes sin haber terminado, pide una prórroga. Tienes que pedirla antes de que pasen los primeros 5 meses. Si la pides, te dan 6 meses más de plazo (total 1 año), aunque tendrás que pagar intereses de demora por ese tiempo extra.

Si se te pasan los 6 meses y no has pedido prórroga ni presentado nada… prepárate para recargos de Hacienda del 5%, 10% o 15%. Y Hacienda nunca olvida.

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11. Cuando NO hay Testamento: La Declaración de Herederos (El trámite extra)

En la Fase 2 te dije que pidieras el Certificado de Últimas Voluntades . Si has tenido suerte, pondrá que hay testamento. Pero, ¿y si pone «Sin Testamento»?

No entres en pánico. No significa que la herencia se la quede el Estado (un mito muy extendido). Significa que tenéis que hacer un trámite previo obligatorio llamado Declaración de Herederos Ab Intestato .

¿Qué es y para qué sirve?

Como el fallecido no dijo quiénes son sus herederos, tiene que decirlo la Ley. Este documento es un Acta Notarial donde el Notario declara quiénes son los parientes con derecho a heredar según el orden del Código Civil.

El orden de sucesión (Quién hereda si no hay papeles)

1. Hijos y descendientes: Son los primeros. Se reparte a partes iguales.
2. Padres y ascendientes: Si no hay hijos, heredan los padres.
3. Cónyuge viudo: Si no hay ni hijos ni padres, hereda el cónyuge (ojo, en la legítima el viudo siempre tiene usufructo, pero aquí hablamos de la propiedad total).
4. Hermanos y sobrinos: Si no hay ninguno de los anteriores.
5. El Estado: Solo si no aparece nadie hasta el cuarto grado (primos).

Cómo se hace la Declaración de Herederos (Paso a Paso)

Este trámite suele retrasar la herencia un mes más.

1. Elegir Notario: Debe ser competente (del lugar de fallecimiento, donde tuviera la mayoría de bienes o domicilio).
2. Los 2 Testigos: Tienes que llevar a dos testigos al Notario. No pueden ser beneficiarios de la herencia (no vale tu hermano si él también hereda). Tienen que ser amigos o vecinos que conocieran al fallecido y puedan jurar que no tiene otros hijos «ocultos» y que los datos son ciertos.
3. El Acta de Notoriedad: El Notario firma el requerimiento inicial, pero hay que esperar 20 días hábiles para cerrar el acta. Es un plazo legal para ver si aparece algún interesado más. Pasados esos 20 días, el Notario firma el cierre y ya tenéis el «título sucesorio» que equivale al testamento .

Consejo de Abogado: Si sabes que no hay testamento, inicia este trámite cuanto antes. Sin el Acta de Declaración de Herederos cerrada, no puedes liquidar impuestos ni sacar dinero del banco.

12. El Laberinto Bancario: Guía Avanzada para desbloquear cuentas

Ya te avisé del bloqueo de cuentas . Ahora vamos a ver cómo desbloquearlas de verdad, porque los bancos suelen ser la pesadilla número uno de mis clientes.

Documentación Exigible (Lo que TIENES que llevar)

El banco no te va a soltar ni un euro hasta que justifiques que eres el heredero y que has pagado a Hacienda. Prepara esta carpeta:

1. Certificado de Defunción (Original).
2. Certificado de Últimas Voluntades (Original).
3. Copia autorizada del Testamento o el Acta de Declaración de Herederos (Original).
4. Impuesto de Sucesiones (Modelo 650): Sellado y pagado (o presentado como exento). El banco es responsable subsidiario; si te da el dinero antes de que pagues el impuesto, Hacienda podría reclamarle al banco. Por eso son tan estrictos.
5. Documento de Partición y Adjudicación: La escritura donde dice qué parte del dinero te toca a ti exactamente. Si sois varios hermanos y hay 100.000€, el banco no le da 20.000€ a uno porque sí. Necesita que todos firméis cómo se reparte .

El problema de los «Autorizados» vs. «Titulares»

Mucho cuidado aquí.

• Titular: Es el dueño del dinero. Si fallece, la cuenta se bloquea.
• Autorizado: Es quien tiene permiso para operar (firma). En el segundo exacto del fallecimiento, la autorización desaparece. Si eres autorizado y vas al cajero a sacar 3.000€ después de que el titular haya fallecido (incluso para pagar el entierro), estás cometiendo un delito de apropiación indebida y puedes tener un lío fiscal enorme. No toques el dinero con la tarjeta del fallecido tras la muerte. Pide al banco que cargue las facturas contra la cuenta, pero no saques efectivo «por si acaso».

13. El Coche del Fallecido: El gran olvidado de la DGT

Casi nadie se acuerda del coche hasta que llega la multa o hay que venderlo. Y conducir un coche a nombre de un fallecido puede ser un problema si pasa el tiempo .

Plazo de 90 días: La Custodia Provisional

La Ley de Tráfico dice que tienes 90 días para comunicar a la DGT que el titular ha fallecido y decir quién se hace cargo del vehículo «provisionalmente» (Custodia Provisional).

• Si no lo haces, no pasa nada grave inmediato, pero si te para la Guardia Civil y ven que el titular falleció hace 2 años, pueden inmovilizar el vehículo por situación administrativa irregular.

Cambio de Titularidad Definitiva

Una vez aceptada la herencia y pagado el impuesto, debéis ir a la Jefatura de Tráfico a poner el coche a nombre del nuevo dueño. Documentos necesarios en la DGT:

1. Tasa de Tráfico (unos 55€).
2. Solicitud de transmisión de vehículo por herencia.
3. Liquidación del Impuesto de Sucesiones (donde conste el coche valorado).
4. Ficha técnica y permiso de circulación.
5. ITV en vigor (imprescindible).

14. Pensiones de Viudedad y Orfandad: ¿Cuánto me toca?

Aunque esto daría para otro artículo entero, aquí tienes los básicos urgentes para que no pierdas derechos .

Pensión de Viudedad

• ¿Quién la cobra? Cónyuge o pareja de hecho (registrada al menos 2 años antes). Si estabais divorciados, solo si cobrabas pensión compensatoria.
• ¿Cuánto es? Por regla general, el 52% de la base reguladora del fallecido.
  • Sube al 60% si tienes más de 65 años y no tienes otros ingresos grandes.
  • Sube al 70% si tienes cargas familiares (hijos menores) y la pensión es tu única fuente de ingresos.

Pensión de Orfandad

• ¿Quién la cobra? Hijos menores de 21 años (o mayores incapacitados).
• Ampliación a 25 años: Si el hijo estudia y no trabaja (o gana menos del SMI), se mantiene hasta los 25 años.
• ¿Cuánto es? El 20% de la base reguladora.

Importante: Viudedad y orfandad son compatibles. Una familia puede cobrar ambas. Y son compatibles con trabajar. No dejes de pedirlas por pensar que «ganas mucho». Es un derecho contributivo que generó el fallecido.

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15. Resumen Final: Checklist para imprimir y no perderse

Para cerrar esta guía cronológica, te dejo el Checklist definitivo que usamos en el despacho para chequear el progreso de una herencia. Si marcas todas las casillas, habrás terminado.

1. [ ] Obtener Certificado Médico de Defunción.
2. [ ] Inscribir en Registro Civil y obtener Literales de Defunción (x10 copias) .
3. [ ] Obtener Licencia de Enterramiento.
4. [ ] Esperar 15 días hábiles.
5. [ ] Solicitar Certificado de Últimas Voluntades y Contratos de Seguros .
6. [ ] Solicitar copia del Testamento (en Notaría) o iniciar Declaración de Herederos .
7. [ ] Inventario de bienes (pedir certificados de saldo a bancos, notas simples de pisos) .
8. [ ] Aceptar la Herencia ante Notario (Escritura de Adjudicación) .
9. [ ] Pagar Impuesto de Sucesiones (Modelo 650) y Plusvalía Municipal .
10. [ ] Inscribir pisos en el Registro de la Propiedad .
11. [ ] Desbloquear cuentas y cambiar titularidad de vehículos .

¿Te sientes abrumado con tantos pasos? Es normal. Tramitar una herencia es, por desgracia, un trabajo a tiempo completo durante unos meses. Si prefieres que nos encarguemos de pelear con los bancos, presentar los impuestos y redactar los documentos legales mientras tú te ocupas de tu familia, estamos aquí para eso.

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