La autorización y mandato para trámites hereditarios puede ser una herramienta muy útil cuando una herencia debe ser gestionada por varias personas y se quiere centralizar la recopilación de documentación, las comunicaciones con bancos, las gestiones administrativas o determinados trámites fiscales en uno de los herederos o en otra persona autorizada.
En una sucesión pueden ser necesarios numerosos trámites antes incluso de llegar a la aceptación y adjudicación: obtener certificados, localizar el testamento, identificar cuentas bancarias, comprobar inmuebles, investigar posibles deudas, preparar el inventario o reunir la documentación necesaria para liquidar impuestos.
Cuando existen varios herederos, especialmente si viven en lugares diferentes, no siempre resulta práctico que todos intervengan personalmente en cada gestión.
Ahora bien, autorizar a una persona para tramitar determinados asuntos de la herencia no significa necesariamente darle poder para aceptar, renunciar, repartir o vender los bienes hereditarios.
Esta diferencia es fundamental.
En esta guía explicamos qué es una autorización para trámites hereditarios, qué facultades puede contener, cuáles deberían ser sus límites, cuándo puede utilizarse un documento privado, cuándo puede ser necesario un poder notarial y qué debería incluir un buen modelo de autorización.
¿Qué es una autorización y mandato para trámites hereditarios?
Una autorización y mandato para trámites hereditarios es un documento mediante el cual una o varias personas interesadas en una sucesión facultan a otra para realizar determinadas actuaciones relacionadas con la gestión de la herencia.
El objetivo suele ser sencillo:
centralizar las gestiones en una única persona.
Por ejemplo, cuatro hermanos pueden acordar que uno de ellos se encargue de:
- Solicitar documentación.
- Realizar consultas administrativas.
- Recabar información bancaria.
- Obtener documentación de los inmuebles.
- Recopilar información sobre deudas.
- Coordinarse con abogados, asesores o notarios.
- Preparar la documentación necesaria para elaborar el inventario.
El mandato se encuentra regulado en los artículos 1709 y siguientes del Código Civil, pero el alcance concreto de la representación debe estudiarse según las actuaciones que se quieran realizar.
¿Para qué sirve una autorización para tramitar una herencia?
Su principal ventaja consiste en evitar que todos los herederos tengan que participar constantemente en actuaciones meramente preparatorias.
Ejemplo práctico
Imaginemos cuatro hermanos:
Uno vive en Madrid.
Otro en Barcelona.
Otro en Sevilla.
Y otro reside fuera de España.
Si todos tuvieran que desplazarse o intervenir personalmente cada vez que fuese necesario obtener un documento, realizar una consulta o gestionar determinada información, la sucesión podría retrasarse considerablemente.
Pueden designar a una persona para centralizar las actuaciones que admita la representación otorgada.
De esta forma:
4 personas realizando las mismas gestiones → 1 persona centralizando la documentación.
Eso puede ahorrar desplazamientos, comunicaciones duplicadas y retrasos innecesarios.
¿Quién puede autorizar a otra persona para realizar trámites hereditarios?
La autorización puede ser otorgada por aquellos herederos o interesados que quieran que otra persona actúe en su representación para determinadas gestiones.
Un supuesto habitual es el de varios hermanos que autorizan a uno de ellos.
Ejemplo
Fallece el padre de tres hermanos.
Los tres son llamados a la herencia.
Uno de ellos vive cerca del último domicilio del fallecido y dispone de mayor disponibilidad.
Los otros dos pueden autorizarlo para realizar las gestiones que se especifiquen en el documento.
Pero existe una regla importante:
un heredero solamente puede conceder la representación que le corresponde a él.
No puede decidir unilateralmente que otro coheredero también queda representado.
¿A quién se puede autorizar?
Lo más frecuente es designar a uno de los propios herederos.
Pero dependiendo del tipo de actuación también puede otorgarse representación a otra persona o profesional mediante el instrumento jurídicamente adecuado.
Lo importante no es solamente quién recibe la autorización, sino:
qué puede hacer exactamente.
Una autorización que simplemente indique:
“Se autoriza a D./D.ª X para realizar todos los trámites relacionados con la herencia”
puede resultar excesivamente imprecisa.
Es preferible establecer expresamente las facultades concedidas.
¿Qué diferencia existe entre autorización y mandato?
Ambos conceptos pueden aparecer relacionados, aunque jurídicamente conviene distinguir el instrumento utilizado y el alcance del encargo.
En términos prácticos, cuando hablamos de una autorización y mandato hereditario buscamos documentar:
quién encarga las gestiones + quién las realizará + qué actuaciones puede realizar + qué límites tiene.
La correcta delimitación del encargo resulta especialmente importante cuando el representante tendrá acceso a información bancaria, fiscal o patrimonial.
¿Qué datos debe contener una autorización para trámites hereditarios?
Un modelo completo debería identificar claramente tanto la sucesión como las personas que intervienen.
Identificación de los herederos que autorizan
Conviene incluir:
✓ Nombre y apellidos
✓ DNI/NIE o documento identificativo
✓ Domicilio
✓ Condición en la que intervienen
Identificación de la persona autorizada
Deberán constar igualmente sus datos identificativos.
Debe resultar inequívoco quién podrá utilizar la autorización.
Identificación del fallecido
Puede incluir:
- Nombre y apellidos.
- Documento identificativo, cuando proceda.
- Fecha de fallecimiento.
- Lugar de fallecimiento.
- Último domicilio.
Identificación de la sucesión
Conviene hacer referencia al título sucesorio correspondiente:
testamento o declaración de herederos, según el caso.
Facultades concedidas
Es uno de los apartados más importantes.
Debe especificarse qué puede hacer el mandatario.
Limitaciones
Igualmente importante es determinar qué no puede hacer.
Duración
Puede establecerse una duración determinada o vincular la autorización al cumplimiento de determinadas gestiones.
Rendición de cuentas
Resulta aconsejable establecer que la persona encargada informe a los demás interesados y conserve la documentación y justificantes obtenidos.
Qué trámites hereditarios puede realizar una persona autorizada
El alcance dependerá de la autorización y de los requisitos exigidos por cada organismo o entidad.
Entre las actuaciones que pueden contemplarse encontramos las siguientes.
Solicitar el certificado de defunción
El certificado de defunción constituye uno de los primeros documentos necesarios para tramitar una herencia.
Permite acreditar oficialmente el fallecimiento y será necesario para diferentes actuaciones posteriores.
Cuando una persona centraliza la sucesión puede encargarse de recopilar este documento junto con el resto de documentación necesaria.
Solicitar el certificado de últimas voluntades
El certificado de actos de última voluntad permite comprobar si el fallecido otorgó testamento y localizar el último que consta registrado.
Es importante diferenciar:
Certificado de últimas voluntades ≠ testamento.
El primero permite saber si existe y ante qué notario fue otorgado.
Posteriormente habrá que obtener la documentación testamentaria correspondiente.
Obtener el testamento
Una vez identificado el último testamento, deberá obtenerse la copia que corresponda por los cauces legalmente establecidos.
El testamento puede contener cuestiones fundamentales:
✓ Designación de herederos
✓ Legados
✓ Usufructos
✓ Sustituciones
✓ Nombramiento de contador-partidor
✓ Otras disposiciones sucesorias
No debería diseñarse el reparto definitivo de una herencia sin haber estudiado previamente el título sucesorio.
¿Qué ocurre si el fallecido no dejó testamento?
En ese caso habrá que determinar quiénes son los herederos conforme a las normas sucesorias aplicables.
Puede resultar necesaria una declaración de herederos abintestato.
La autorización para realizar determinadas gestiones no sustituye a la declaración de herederos.
Primero debe poder acreditarse quién tiene jurídicamente derecho a la sucesión cuando resulte necesario.
Autorización para realizar gestiones bancarias de una herencia
Los bancos suelen representar una parte importante de la tramitación.
El fallecido puede tener:
- Cuentas corrientes.
- Cuentas de ahorro.
- Depósitos.
- Fondos de inversión.
- Acciones.
- Valores.
- Hipotecas.
- Préstamos.
- Otros productos financieros.
La persona autorizada puede encargarse de centralizar las solicitudes correspondientes cuando la entidad admita la representación utilizada y se cumplan sus requisitos.
Solicitar el certificado de posiciones bancarias
Uno de los documentos más importantes para preparar el inventario es el certificado relativo a las posiciones existentes a la fecha del fallecimiento.
Esto permite conocer la situación económica correspondiente al momento relevante para la sucesión.
¿Por qué es importante?
Porque no debemos preguntarnos únicamente:
“¿Cuánto dinero queda actualmente?”
Sino:
“¿Cuál era la situación patrimonial en la fecha del fallecimiento?”
Los movimientos posteriores pueden necesitar un análisis independiente.
¿Puede el autorizado pedir movimientos bancarios anteriores al fallecimiento?
Puede existir interés en conocerlos cuando aparecen dudas sobre operaciones realizadas antes de la muerte.
Por ejemplo:
- Transferencias importantes.
- Retiradas de efectivo.
- Donaciones.
- Operaciones realizadas por autorizados.
- Pagos cuya procedencia se desconoce.
Pero no debe darse por supuesto que una autorización genérica permita acceder automáticamente a cualquier información bancaria.
La legitimación, el alcance temporal de la información solicitada y los requisitos exigidos por la entidad deben analizarse en cada caso.
¿Puede sacar dinero de las cuentas del fallecido?
Aquí debemos diferenciar claramente:
solicitar información bancaria
de
disponer del dinero.
Que un heredero esté autorizado para solicitar certificados o información no significa automáticamente que pueda retirar, transferir o distribuir los fondos de las cuentas.
Si se necesitan facultades adicionales habrá que determinar qué representación resulta jurídicamente adecuada y qué exige la entidad financiera.
Autorización para localizar las deudas del fallecido
Una de las funciones más importantes de las gestiones previas consiste en averiguar no solamente qué tenía el fallecido, sino también qué debía.
Pueden existir:
✓ Hipotecas
✓ Préstamos personales
✓ Tarjetas
✓ Avales
✓ Deudas tributarias
✓ Deudas con particulares
✓ Obligaciones empresariales
✓ Otros compromisos económicos
Esta investigación resulta especialmente importante antes de decidir cómo aceptar la herencia.
¿Por qué hay que conocer las deudas antes de aceptar?
Porque una herencia está compuesta por:
ACTIVO + PASIVO
No basta con comprobar que existe una vivienda valorada en 300.000 €.
También hay que investigar si existen:
120.000 € de hipoteca + préstamos + avales + otras obligaciones.
Cuando existe incertidumbre sobre el pasivo, conviene analizar las distintas posibilidades jurídicas antes de realizar actos que puedan tener consecuencias sobre la aceptación.
Gestiones ante el Catastro
Cuando existen inmuebles puede ser necesario obtener información relativa a:
- Referencias catastrales.
- Características.
- Localización.
- Titularidades.
- Valores relevantes.
Esta documentación puede ser necesaria posteriormente para preparar correctamente el inventario y la fiscalidad de la sucesión.
Gestiones ante el Registro de la Propiedad
También conviene comprobar la situación registral de los inmuebles.
Puede revelar:
✓ Hipotecas
✓ Embargos
✓ Usufructos
✓ Copropiedades
✓ Limitaciones
✓ Titularidades pendientes de regularización
Un error frecuente consiste en preparar el reparto basándose exclusivamente en lo que la familia cree que pertenecía al fallecido.
La titularidad debe comprobarse documentalmente.
Preparación del inventario de la herencia
Una de las principales finalidades del mandato puede ser recopilar la documentación necesaria para elaborar el inventario.
Bienes inmuebles
Deben identificarse viviendas, locales, garajes, terrenos, fincas y demás propiedades.
Dinero
Hay que localizar las cuentas y determinar los saldos correspondientes.
Productos financieros
Pueden existir:
- Fondos.
- Acciones.
- Depósitos.
- Valores.
- Otros productos.
Vehículos
También deben inventariarse los vehículos propiedad del causante.
Participaciones sociales
Si el fallecido era socio de una empresa, sus participaciones pueden formar parte del patrimonio hereditario.
Derechos de crédito
También puede existir dinero que terceras personas debían al fallecido.
Otros activos
Las herencias actuales pueden contener patrimonio menos evidente:
- Propiedad intelectual.
- Dominios de Internet.
- Negocios digitales.
- Derechos económicos.
- Otros activos transmisibles.
Preparación del inventario de deudas
Tan importante como inventariar los bienes es identificar el pasivo.
Ejemplo
Bienes:
450.000 €
Deudas:
170.000 €
Patrimonio neto orientativo:
280.000 €
La fotografía de la herencia cambia completamente después de incorporar las obligaciones.
Por eso, inventariar únicamente los bienes ofrece una visión incompleta de la sucesión.
Valoración de los bienes hereditarios
Una vez localizados los activos también habrá que valorarlos.
La valoración puede influir en:
- Cuotas hereditarias.
- Formación de lotes.
- Compensaciones.
- Impuesto sobre Sucesiones.
- Conflictos entre herederos.
En los inmuebles deben tenerse en cuenta además las reglas fiscales aplicables y, cuando corresponda, el valor de referencia.
Una valoración inadecuada puede generar problemas entre los herederos y frente a la Administración tributaria.
¿Puede el autorizado realizar trámites fiscales?
La autorización puede contemplar determinadas actuaciones tributarias siempre que se cumplan los requisitos de representación exigidos para cada procedimiento.
Entre ellas pueden encontrarse:
✓ Presentación de documentación
✓ Presentación de determinados escritos
✓ Solicitudes de información
✓ Gestión de determinadas autoliquidaciones
✓ Atención de requerimientos
✓ Solicitud de aplazamientos o fraccionamientos cuando proceda
Pero no debería presumirse que una autorización privada genérica será aceptada para cualquier actuación tributaria.
Impuesto sobre Sucesiones
Uno de los principales trámites fiscales de la herencia será el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.
Con carácter general, el plazo para su presentación es de seis meses desde el fallecimiento, sin perjuicio de las reglas aplicables sobre prórroga y demás particularidades.
Por ello, centralizar rápidamente la documentación puede resultar especialmente útil.
Plusvalía municipal
Cuando existen determinados inmuebles urbanos también puede resultar necesario analizar el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, conocido habitualmente como plusvalía municipal.
La existencia, cuantificación y obligaciones correspondientes deberán estudiarse según el supuesto concreto.
Diferencia entre gestionar una herencia y aceptar una herencia
Esta es probablemente la distinción más importante de toda esta guía.
Gestionar
Puede comprender actuaciones como:
solicitar + recopilar + consultar + organizar + presentar determinada documentación.
Aceptar
Supone adoptar una decisión jurídicamente relevante respecto de la adquisición de la herencia.
Por tanto:
AUTORIZACIÓN PARA GESTIONES ≠ AUTORIZACIÓN AUTOMÁTICA PARA ACEPTAR LA HERENCIA
El documento aportado destaca precisamente la necesidad de separar las actuaciones preparatorias de aquellas que pueden implicar decisiones patrimoniales sobre la sucesión.
¿Puede el mandatario aceptar la herencia por los demás?
No debe darse por hecho.
Que una persona pueda acudir al banco o solicitar documentación no significa que tenga automáticamente facultades suficientes para aceptar la herencia en nombre de otro heredero.
Si se pretende que pueda realizar actuaciones de esta naturaleza, habrá que analizar específicamente:
- Qué facultades necesita.
- Qué forma debe adoptar la representación.
- Qué requisitos deben cumplirse.
Una autorización preparada exclusivamente para trámites preliminares debería dejar claramente delimitado este extremo.
¿Puede renunciar a la herencia en nombre de otro heredero?
Tampoco debe presumirse.
La repudiación o renuncia de una herencia constituye una decisión especialmente relevante y está sometida a requisitos formales.
Una autorización general para recopilar documentación no debería utilizarse como si permitiera renunciar libremente a los derechos hereditarios de otra persona.
¿Puede vender una vivienda de la herencia?
No por el simple hecho de disponer de una autorización para trámites hereditarios.
Existe una enorme diferencia entre:
pedir información registral sobre una vivienda
y
vender esa vivienda.
La venta constituye un acto de disposición y deberá realizarse con la intervención o representación jurídicamente exigible.
¿Puede repartir la herencia entre los herederos?
Tampoco por ser simplemente el encargado de las gestiones.
El autorizado puede:
recopilar información + organizar documentos + facilitar una propuesta
si así se ha previsto.
Pero la adjudicación definitiva deberá realizarse conforme a los derechos de los interesados y utilizando los mecanismos jurídicos correspondientes.
Ser el gestor de la herencia no convierte a una persona en quien decide unilateralmente el reparto.
Diferencia entre autorización privada y poder notarial
No son necesariamente equivalentes.
Autorización privada
Es un documento firmado por los interesados mediante el cual se conceden determinadas facultades.
Puede resultar suficiente para algunas gestiones, dependiendo de los requisitos del tercero ante el que se utilice.
Poder notarial
Es un instrumento público mediante el cual se confieren determinadas facultades de representación.
Puede ser necesario o recomendable cuando las actuaciones tienen mayor trascendencia jurídica o cuando el organismo, entidad o profesional exige determinada forma de representación.
La pregunta correcta no es:
“¿Qué es más barato, autorización o poder?”
Sino:
“¿Qué actuaciones tendrá que realizar la persona autorizada?”
A partir de ahí puede determinarse qué instrumento resulta adecuado.
¿Es obligatorio acudir al notario?
No necesariamente para cualquier autorización.
Determinadas gestiones pueden admitir documentos privados.
Sin embargo, que una autorización sea válida entre quienes la firman no obliga automáticamente a cualquier banco, Administración o tercero a admitirla para cualquier actuación.
Puede ser necesario:
- Poder notarial.
- Legitimación de firmas.
- Formulario específico.
- Acreditación adicional.
- Documentación sucesoria complementaria.
Por ello, antes de redactar el mandato conviene identificar dónde deberá utilizarse.
Qué facultades puede incluir un modelo de autorización
Una estructura completa puede organizar las facultades en diferentes categorías.
Facultades documentales
✓ Solicitar certificados.
✓ Obtener determinada documentación sucesoria.
✓ Recabar información necesaria para la tramitación.
Facultades administrativas
✓ Realizar determinadas solicitudes.
✓ Presentar documentación.
✓ Recibir comunicaciones cuando corresponda.
Facultades bancarias
Puede contemplarse la solicitud de información sobre:
✓ Cuentas
✓ Saldos
✓ Productos financieros
✓ Préstamos
✓ Hipotecas
Siempre dentro de los límites admitidos por la entidad y por la representación concedida.
Facultades fiscales
Puede preverse la realización de determinadas gestiones tributarias conforme a los requisitos administrativos correspondientes.
Facultades relacionadas con el inventario
El representante puede recopilar, ordenar y centralizar la documentación necesaria para conocer:
ACTIVO + PASIVO = SITUACIÓN PATRIMONIAL DE LA HERENCIA
Qué facultades conviene limitar expresamente
Una buena autorización no solamente explica qué puede hacer la persona autorizada.
También establece claramente qué queda fuera del mandato.
Venta de bienes
Si no se pretende conceder esta facultad, debe quedar excluida.
Constitución de hipotecas y cargas
La gestión administrativa no debería confundirse con la capacidad de gravar el patrimonio.
Disposición de dinero
Solicitar información bancaria no debería equivaler automáticamente a disponer libremente de los fondos.
Partición definitiva
Recopilar documentación no significa poder imponer adjudicaciones.
Renuncia de derechos
No debería entenderse incluida salvo que exista la representación específica jurídicamente necesaria.
Aceptación de la herencia
Si el mandato está destinado únicamente a trámites preliminares, resulta conveniente delimitar expresamente esta cuestión.
Modelo de autorización y mandato para trámites hereditarios
A continuación mostramos una estructura orientativa de cómo puede organizarse el documento.
Debe adaptarse a cada sucesión y a las actuaciones concretas que deban realizarse.
Encabezamiento
AUTORIZACIÓN Y MANDATO PARA TRÁMITES HEREDITARIOS
En [LOCALIDAD], a [FECHA].
Identificación de los otorgantes
Mandante número 1
D./D.ª [NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI/NIE [NÚMERO], domicilio en [DOMICILIO].
Mandante número 2
D./D.ª [NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI/NIE [NÚMERO], domicilio en [DOMICILIO].
Y así sucesivamente.
Identificación del fallecido
Los comparecientes manifiestan que D./D.ª:
[NOMBRE Y APELLIDOS DEL CAUSANTE]
falleció el día:
[FECHA]
en:
[LOCALIDAD]
teniendo su último domicilio en:
[DOMICILIO].
Título sucesorio
Se hará constar si la sucesión se deriva de:
Testamento otorgado ante [NOTARIO], en fecha [FECHA], protocolo [NÚMERO].
o, cuando corresponda:
Declaración de herederos abintestato.
Designación del mandatario
Los otorgantes designan como persona encargada de realizar las gestiones contempladas en el documento a:
D./D.ª [NOMBRE DEL MANDATARIO]
DNI/NIE:
[NÚMERO]
Facultades
El documento puede enumerar específicamente las actuaciones autorizadas, por ejemplo:
✓ Recopilar documentación sucesoria.
✓ Realizar determinadas solicitudes administrativas.
✓ Obtener información necesaria para elaborar el inventario.
✓ Realizar las gestiones bancarias expresamente previstas.
✓ Realizar las actuaciones tributarias para las que disponga de representación suficiente.
✓ Coordinar la documentación con los profesionales intervinientes.
Limitaciones
Puede establecerse expresamente que la autorización:
NO FACULTA PARA VENDER BIENES.
NO FACULTA PARA CONSTITUIR HIPOTECAS O CARGAS.
NO FACULTA PARA RENUNCIAR A LOS DERECHOS HEREDITARIOS DE LOS MANDANTES.
NO FACULTA PARA DISPONER LIBREMENTE DE LOS FONDOS HEREDITARIOS.
NO FACULTA PARA IMPONER UNILATERALMENTE LA PARTICIÓN.
NO FACULTA PARA ACEPTAR LA HERENCIA EN NOMBRE DE LOS MANDANTES SALVO QUE EXISTA REPRESENTACIÓN ESPECÍFICA Y SUFICIENTE PARA ELLO.
Estas limitaciones deberán adaptarse a la finalidad real del mandato.
Rendición de cuentas
Puede establecerse que el mandatario deberá:
✓ Conservar la documentación.
✓ Guardar los justificantes.
✓ Informar a los mandantes.
✓ Justificar los gastos.
✓ Entregar la documentación obtenida.
Vigencia
La autorización puede mantenerse:
- Durante un plazo determinado.
- Hasta completar determinadas gestiones.
- Hasta una fecha concreta.
- Hasta su revocación.
- Hasta la formalización de determinada fase sucesoria.
Firma
Finalmente deberán firmar las personas correspondientes.
MANDANTE 1
Firma: __________________
MANDANTE 2
Firma: __________________
MANDATARIO
Firma: __________________
La necesidad de aceptación expresa por el mandatario y otras formalidades deberá adaptarse al instrumento utilizado y a las circunstancias del caso.
Paso a paso para autorizar a un heredero a realizar las gestiones
Paso 1. Identificar todas las actuaciones necesarias
Haz una lista:
bancos + Hacienda + Catastro + documentación + inmuebles + Ayuntamiento + profesionales.
Paso 2. Determinar quién realizará las gestiones
Conviene elegir a una persona con disponibilidad y confianza suficiente.
Paso 3. Separar gestión y disposición
Pregúntate:
¿Solo necesita recopilar información o también deberá firmar actos jurídicamente relevantes?
Esta respuesta determinará el tipo de representación necesaria.
Paso 4. Redactar las facultades individualmente
Evita expresiones excesivamente genéricas como:
“queda autorizado para todo”.
Paso 5. Establecer límites
Especialmente respecto de dinero, inmuebles y decisiones sobre la aceptación o partición.
Paso 6. Consultar los requisitos de los organismos
Un banco puede exigir documentación diferente de la requerida por una Administración.
Paso 7. Establecer una duración
No mantengas una autorización indefinidamente si solamente es necesaria durante unos meses.
Paso 8. Establecer la obligación de informar
Todos los herederos deberían conocer qué actuaciones se realizan.
Paso 9. Conservar justificantes
Especialmente cuando existen gastos.
Paso 10. Revisar la autorización si cambia la situación
Si surge un conflicto entre los herederos, las facultades concedidas deberían revisarse inmediatamente.
Rendición de cuentas: una cláusula especialmente recomendable
Cuando un hermano se encarga durante meses de la sucesión puede acabar gestionando decenas de documentos.
Conviene conservar:
✓ Certificados
✓ Correos electrónicos
✓ Comunicaciones bancarias
✓ Facturas
✓ Justificantes
✓ Documentación fiscal
✓ Respuestas administrativas
✓ Relación de gastos
Esto protege tanto a quien realiza las gestiones como al resto de coherederos.
¿Quién paga los gastos realizados por el mandatario?
La gestión puede generar:
- Copias.
- Certificados.
- Desplazamientos.
- Informes.
- Gastos administrativos.
- Honorarios profesionales.
Conviene establecer previamente cómo se afrontarán.
Una práctica recomendable consiste en conservar justificantes de absolutamente todos los gastos realizados por cuenta de la sucesión.
Esto evita discusiones posteriores.
¿Puede cobrar el heredero que realiza las gestiones?
El mandato puede configurarse de diferentes maneras.
En muchas familias, el heredero encargado realiza las gestiones gratuitamente.
Pero debemos diferenciar:
remuneración por realizar el encargo
de
reembolso de los gastos justificados que haya adelantado.
Aunque no cobre por gestionar, puede haber asumido determinados costes relacionados con la tramitación.
¿Cuánto dura una autorización para trámites hereditarios?
Puede establecerse una vigencia concreta.
Por ejemplo:
6 meses
12 meses
hasta completar el inventario
hasta la formalización de la aceptación y adjudicación
hasta su revocación
La mejor opción dependerá de las facultades concedidas.
Cuando solamente se pretende realizar actuaciones preparatorias, suele resultar razonable evitar facultades indefinidas innecesarias.
¿Se puede revocar la autorización?
Con carácter general, el mandato puede ser revocado conforme al régimen jurídico aplicable.
Pero existe un aspecto práctico importante:
no basta siempre con decidir internamente que ya no queremos que la persona actúe.
Cuando la autorización haya sido presentada ante bancos, Administraciones u otros terceros, puede resultar necesario comunicar adecuadamente su revocación.
¿Qué ocurre si los herederos empiezan a discutir?
Es bastante frecuente que una sucesión comience con acuerdo y posteriormente aparezcan diferencias.
Por ejemplo:
- Valoración de una vivienda.
- Uso de un inmueble.
- Movimientos bancarios.
- Gastos realizados.
- Donaciones anteriores.
- Venta de una propiedad.
- Forma de reparto.
Si desaparece la confianza en el mandatario, debería estudiarse inmediatamente si procede:
modificar + limitar + revocar la autorización.
La persona autorizada no se convierte en árbitro del conflicto por el hecho de gestionar la herencia.
Autorización entre hermanos para tramitar una herencia
Este es uno de los escenarios más habituales.
Inicialmente suele funcionar mediante acuerdos verbales:
“Pide tú los papeles.”
“Habla tú con el banco.”
“Encárgate tú del Ayuntamiento.”
Mientras nadie solicita acreditar la representación, puede parecer suficiente.
El problema surge cuando un tercero pregunta:
“¿Dónde consta que puede actuar en nombre de sus hermanos?”
Documentar el mandato desde el principio permite evitar esta situación y, además, obliga a determinar claramente sus límites.
Autorización cuando un heredero vive en el extranjero
La representación puede ser especialmente útil cuando uno de los interesados reside fuera de España.
En estos casos conviene planificar previamente:
✓ Qué trámites deberá realizarse en España
✓ Quién los realizará
✓ Qué facultades necesitará
✓ Qué documentos deberán firmarse
✓ Si será necesario poder notarial
✓ Qué formalidades necesitarán los documentos otorgados en el extranjero
Esperar hasta el último momento para estudiar estas cuestiones puede retrasar considerablemente la herencia.
Errores frecuentes al redactar una autorización para herencias
Utilizar una autorización demasiado genérica
“Le autorizamos para hacer todo.”
No delimita correctamente las facultades.
Confundir obtener información con disponer del patrimonio
Especialmente peligroso con las cuentas bancarias.
No establecer limitaciones
Debe quedar claro qué actuaciones no están autorizadas.
No fijar duración
Puede mantener innecesariamente una representación.
No exigir rendición de cuentas
Puede generar problemas entre familiares.
No guardar justificantes
Especialmente de los gastos.
Utilizar el mismo documento para cualquier entidad
Cada organismo puede tener requisitos diferentes.
Confundir gestión con aceptación
No son lo mismo.
Pensar que permite repartir unilateralmente la herencia
Tampoco.
No revisar el mandato cuando aparece un conflicto
Si cambia la relación entre los coherederos, conviene revisar inmediatamente la representación.
Consejos antes de firmar una autorización para trámites hereditarios
Haz una lista de los trámites necesarios
No concedas facultades que probablemente nunca se utilizarán.
Evita expresiones abiertas
Cuanto más concreto sea el documento, más fácil será conocer su alcance.
Diferencia información y disposición
Especialmente en bancos.
Limita expresamente la venta de bienes
Si esa no es la finalidad del mandato.
Establece una duración razonable
No concedas facultades indefinidas innecesariamente.
Exige transparencia
La persona encargada debería informar regularmente.
Conserva todos los documentos
Centralizar no significa que la información pertenezca exclusivamente al mandatario.
Comprueba previamente qué exige cada entidad
Puede ahorrarte redactar una autorización que después no sea admitida.
Consulta antes de conceder facultades amplias
Especialmente si existen inmuebles, empresas o patrimonio elevado.
Beneficios de utilizar una autorización correctamente redactada
Ahorra desplazamientos
Especialmente cuando los herederos viven lejos.
Reduce duplicidades
Evita que varias personas soliciten los mismos documentos.
Centraliza la información
Una persona puede organizar el expediente completo.
Agiliza la preparación del inventario
La documentación llega a un único responsable.
Define responsabilidades
Todos saben quién realiza cada gestión.
Establece límites
Reduce el riesgo de actuaciones que excedan lo acordado.
Mejora la transparencia
Especialmente si se incluye rendición de cuentas.
Facilita la coordinación profesional
Abogado, asesor y notaría pueden disponer de un interlocutor central.
Checklist antes de autorizar a una persona para tramitar una herencia
Comprueba:
✓ Causante correctamente identificado
✓ Herederos identificados
✓ Persona autorizada identificada
✓ Título sucesorio localizado
✓ Trámites necesarios enumerados
✓ Facultades administrativas delimitadas
✓ Facultades bancarias delimitadas
✓ Facultades fiscales delimitadas
✓ Acceso a documentación claramente establecido
✓ Actos de disposición excluidos cuando corresponda
✓ Venta de bienes regulada o excluida
✓ Disposición de fondos regulada o excluida
✓ Aceptación y renuncia correctamente diferenciadas
✓ Partición diferenciada de las gestiones preparatorias
✓ Rendición de cuentas prevista
✓ Gastos regulados
✓ Duración determinada
✓ Revocación prevista
✓ Requisitos de bancos y Administraciones comprobados
Preguntas frecuentes sobre autorización y mandato para trámites hereditarios
¿Puede un hermano autorizar a otro para gestionar una herencia?
Sí. Puede otorgarle determinadas facultades para realizar gestiones en su nombre, respetando los requisitos exigibles para cada actuación.
¿Tienen que firmar todos los hermanos?
Deben otorgar la autorización las personas cuya representación vaya a ejercer el mandatario.
¿Puede solicitar documentación del fallecido?
La autorización puede contemplar la obtención de documentación, siempre respetando los requisitos de legitimación de cada organismo.
¿Puede ir al banco?
Puede realizar las actuaciones para las que tenga representación suficiente y que la entidad admita.
¿Puede consultar las cuentas?
Puede contemplarse la solicitud de determinada información bancaria, pero la entidad exigirá la acreditación correspondiente.
¿Puede retirar el dinero?
No debe presumirse esta facultad simplemente porque pueda solicitar información.
¿Puede pagar impuestos?
Puede realizar determinadas actuaciones tributarias cuando disponga de la representación exigida para ellas.
¿Puede aceptar la herencia por los demás?
No por el simple hecho de disponer de una autorización para gestiones administrativas.
¿Puede renunciar por otro heredero?
No debe entenderse incluida esta facultad en un mandato general de gestión.
¿Puede vender una vivienda?
No mediante una mera autorización administrativa si no dispone de la representación jurídicamente necesaria para ese acto.
¿Puede decidir cómo se reparte la herencia?
No. Gestionar la sucesión no equivale a decidir unilateralmente la partición.
¿Hace falta notario?
Depende de las actuaciones que deban realizarse. Algunas pueden admitir una autorización privada y otras pueden exigir un instrumento de representación diferente.
¿Puede revocarse?
Sí, atendiendo al régimen jurídico correspondiente y comunicando la revocación a quienes deban conocerla.
¿Cuánto tiempo debería durar?
El necesario para cumplir las funciones encomendadas. Conviene evitar duraciones indefinidas cuando no sean necesarias.
¿Cuándo es especialmente recomendable contar con un abogado?
La revisión profesional adquiere mayor importancia cuando existen:
✓ Muchos herederos
✓ Inmuebles
✓ Patrimonio elevado
✓ Herederos residentes en el extranjero
✓ Empresas familiares
✓ Deudas importantes
✓ Avales
✓ Movimientos bancarios controvertidos
✓ Donaciones anteriores
✓ Conflictos entre coherederos
✓ Necesidad de facultades amplias
✓ Actos de disposición
✓ Dudas sobre la aceptación de la herencia
En estos casos, una autorización excesivamente limitada puede resultar inútil.
Pero una autorización demasiado amplia también puede crear riesgos innecesarios.
El objetivo consiste en conceder exactamente las facultades necesarias.
Cómo puede ayudarte Herencias & Testamentarías
En Herencias & Testamentarías podemos estudiar la situación sucesoria y determinar qué tipo de autorización o representación resulta adecuada según las gestiones que deban realizarse.
Podemos ayudarte con:
análisis de la sucesión + recopilación documental + inventario + localización de activos y pasivos + coordinación entre herederos + preparación del mandato + aceptación y adjudicación + resolución de incidencias durante la tramitación.
Además, cuando varios familiares quieren que uno de ellos centralice las gestiones, podemos preparar un documento que establezca claramente:
qué puede hacer + ante quién puede actuar + qué límites tiene + cuánto dura la autorización + cómo debe rendir cuentas.
Modelo de autorización y mandato para trámites hereditarios: descargar no es suficiente
Disponer de un modelo de autorización y mandato para trámites hereditarios puede facilitar enormemente el comienzo de una sucesión.
Pero una plantilla debe adaptarse al caso concreto.
Antes de firmarla conviene responder:
¿Qué organismos tendrá que visitar?
¿Necesitará solicitar información bancaria?
¿Hay inmuebles?
¿Existen deudas?
¿Algún heredero vive en el extranjero?
¿Necesitará presentar documentación fiscal?
¿Solo recopilará información o también tendrá que firmar otros actos?
¿Qué facultades queremos excluir expresamente?
¿Cuándo terminará la autorización?
Las respuestas determinarán cómo debe redactarse el documento.
Autorización y mandato para trámites hereditarios: organiza la herencia sin conceder facultades innecesarias
Una buena autorización no consiste en dar a una persona “poder para hacer todo”.
Consiste exactamente en lo contrario:
definir con precisión lo que puede hacer y lo que no.
Cuando existen varios herederos, centralizar las gestiones puede ahorrar tiempo, desplazamientos y duplicidades. Pero esa comodidad debe acompañarse de límites claros, transparencia y una correcta acreditación de la representación.
La persona encargada puede recopilar certificados, coordinar documentación, investigar bienes y deudas y realizar aquellas actuaciones administrativas, bancarias o fiscales para las que disponga de representación suficiente. Pero ello no significa automáticamente que pueda aceptar, renunciar, vender, disponer del dinero o decidir unilateralmente el reparto.
En Herencias & Testamentarías somos especialistas en herencias y podemos ayudarte tanto a preparar la autorización como a gestionar posteriormente el inventario, la aceptación y la adjudicación.
Si varios herederos queréis que una sola persona se encargue de los trámites, podemos estudiar vuestra situación y preparar una autorización adaptada a las gestiones reales de la herencia, evitando facultades innecesarias y problemas posteriores.